Dobór pracowników i partnerów

iphone-5s-photopack-cafe-part-1114395__340W małych i średnich przedsiębiorstwach, właściciel firmy pełni najczęściej rolę osoby zarządzającej, której decyzje bezpośrednio wpływają na rozwój oraz charakter działalności.  Dobór pracowników, partnerów, strategii marketingowych ukierunkowując na cel, jak najlepszego prosperowania firmy. Wiąże się to oczywiście z ciągłym podejmowaniem ryzyka, narażeniem na straty nie tylko swojego majątku, ale także dobrego imienia.  Właściciel powinien budować swoją firmę, opierając strategie swoich działań na trzech filarach. Jasno określając jej wizję, tworząc misję i ustalając firmową hierarchię wartości. Filary te natomiast buduje poprzez określenie struktur, celów, grupy klientów i działań wewnątrz firmy (podział pracy, system wynagrodzeń, motywacji, a także uprawnień).  Nie ma konieczności, aby wszystkie te działania wprowadzać od razu, w tym samym czasie. Lepsze skutki przyniesie systematyczność oraz świadome planowanie i stopniowa realizacja.  Najskuteczniejszy właściciel firmy, powinien pełnić w niej trzy podstawowe role: fachowca (autorytetu wiedzy), przywódcy (inspiratora) i oficjalnego reprezentanta.  Wraz z rozwojem firmy zmieniają się również obowiązki jej właściciela. Na samym początku zajmuje się on dosłownie wszystkim. Najczęściej jest księgowym, sprzedawcą, a nawet osobą sprzątającą w jednym. Jego najważniejszym obowiązkiem i celem jest stworzenie oferty i odnalezienie pierwszych klientów. Początkowy okres dla firmy zawsze nie jest łatwy, dlatego też właściciel musi wykazać się dużą determinacją i samodyscypliną.  Nabycie właściwych nawyków i przyzwyczajeń z pewnością okaże się o wiele prostsze, niż pozyskanie odpowiedniego poziomu wiedzy. Nawet jeżeli dana osoba jest specem w dziedzinie swoich usług, musi poznać wszystkie zasady, jakimi rządzi się rynek, w tym przede wszystkim rodzaje strategi marketingowych. Poza tym, obecnie w większości działań okaże się absolutną koniecznością posiadanie wiedzy na temat zależności, jakie zachodzą pomiędzy najnowszymi technologiami informatycznymi, a ich wpływem na sytuacje biznesowe. Żyjemy w skomputeryzowanym świecie, „w dobie internetu”. Rzeczywistość ta odkrywa przed nami mnóstwo udogodnień, jednak należy wiedzieć, jak je efektywnie wykorzystać.  Współcześnie równie ważne, jak samo zarejestrowanie firmy, jest jej zaistnienie w sieci. Właściciel firmy powinien więc zaopatrzyć ją w komputery z odpowiednim oprogramowaniem i dostępem do internetu. Ale co dalej? Nie każdy jest przecież specem w dziedzinie informatyki. Wato więc skorzystać z literatury fachowej, albo wiedzy ekspertów. Propozycją firmy Microsoft, z której to oprogramowania korzysta obecnie najwięcej użytkowników zarówno prywatnych, jak i właśnie firm, są darmowe e-szkolenia. Dotyczą one zastosowania i wpływów najnowszych technologii informatycznych na usprawnienie działalności i rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw.  Przykładowo dotyczą one tego, jak w oparciu o wykorzystanie pakietów usług firmy Microsoft, samodzielnie przygotować kampanię marketingową, jak stworzyć historię kontaktu klientów, jakie rozwiązania IT zastosować w firmie, jak uprościć zarządzanie komputerami, jak segregować, archiwizować i zabezpieczyć dane oraz jak na tym wszystkim oszczędzić.  Każdy świadomy właściciel firmy doceni przydatność tego rodzaju fachowych porad i z pewnością z nich skorzysta.

Egzekucja kredytu

money-95793__340Często aktywnie współpracują z komornikiem i niezależnie od komornika zbierają informacje o majątku dłużnika, przekazując je następnie komornikowi.  Wszyscy wiemy, ze zabezpieczeniem kredytu bardzo często jest nieruchomość dłużnika. Często nieruchomość zamieszkała przez dłużnika i jego rodzinę. Dłużnik liczy się z tym, że egzekucja kredytu zostanie wszczęta właśnie do takiej nieruchomości, to oczywiste. Jednak po cichu liczy i na to, że nie znajdzie ona nabywcy na licytacji i wciąż będzie w niej mieszkał wraz z rodziną, jako że nikt nie zechce kupić domu z lokatorami ponieważ w obowiązującym stanie prawnym (marzec 2009 r.) nie można eksmitować na bruk a znalezienie dłużnikowi i jego rodzinie odpowiedniego lokalu zastępczego to zwykle syzyfowa praca. Jednak gdy do akcji wkracza firma windykacyjna która jego dług kupiła, to dłużnik może się srodze rozczarować. Albowiem w ostateczności nieruchomość kupi sama firma windykacyjna i z czasem zapewne znajdzie sposób na pozbycie się dotychczasowych lokatorów. Znane są też przypadki potężnych kampanii informacyjnych prowadzonych przez firmę windykacyjną, w zakresie licitacji nieruchomości. Są to np. akcje mailingowe, kiedy to informacja o zbliżającej się licytacji dociera bezpośrednio do kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy potencjalnie zainteresowanych podmiotów nie licząc ogłoszeń w internecie i w prasie.  Jednak egzekucja kredytu nie musi toczyć się tylko do nieruchomości.

Profesjonalny menadżer

pen-327617__340Jakie cechy, według Ciebie, powinien posiadać dobry i profesjonalny menadżer? Wielu z Was zapewne odpowiedziałoby, że najważniejszą cechą jest oczywiście dobre zarządzanie ludźmi. Czy aby to jest jedyna i najważniejsza cecha?   Oprócz zarządzania ludźmi, menadżer powinien posiadać umiejętności elastycznego działania, a także odpowiednią kreatywność, aby nie tylko wykonywać polecenia swoich przełożonych, ale także potrafić wprowadzać własne twórcze pomysły w życie firmy. Warto również pamiętać o doświadczeniu, które na takim stanowisku jest oczywiście niezbędne. Poza tym, liczą się: asertywność (co jest oczywiste na takim stanowisku), rzetelność i kulturalne zachowanie. Te cechy zazwyczaj są typowane, jako cechy dobrego i profesjonalnego menadżera.  Te właściwości na pewno pozytywnie wpłyną na karierę przyszłego menadżera. Warto jednak zastanowić się nad jedną kwestią – niektórzy ludzie twierdzą, że profesjonalny menadżer powinien również podejmować ryzyko w prowadzonym biznesie. Czy aby na pewno jest to prawda? Czasem ryzyko wiąże się z uzyskaniem dobrego wyniku, jednak aby do niego dotrzeć, trzeba przejść bardzo długą i krętą ścieżkę. Często podjęcie nieprzemyślanego ryzyka prowadzi do strat – a im wyższe stanowisko, tym większe straty manager może wygenerować.  Powiedziałbym więc, że dobry manager potrafi rozważnie zarządzać ryzykiem – świadomie podejmować decyzje o tym, kiedy podejmować ryzyko, a kiedy się wstrzymywać. Przed dokonaniem ryzykownego dla firmy wyboru, warto więc bardzo dokładnie się zastanowić i przemyśleć wszystkie aspekty sytuacji. Takiej umiejętności zazwyczaj uczymy się przez doświadczenie – metodą prób i błędów. Niewielu jest więc początkujących managerów, którzy by ją posiadali.

Koncepcja Lean

notebook-886532__340-1Koncepcja Lean (ang. szczupły, chudy) w skrócie definiowana jest jako eliminacja czynności, które wykonywane są przy tworzeniu produktu lub usługi, a które nie dodają wartości temu produktowi lub usłudze.  Zarządzanie przedsiębiorstwem według tej koncepcji jest powolnym i ciągłym procesem racjonalizacji całej organizacji oraz jej relacji z otoczeniem. Koncepcja lean związana jest z działaniami podejmowanymi wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, umożliwiającymi „wyszczuplenie” organizacji, tj. osiągnięcie stanu możliwie największej zgodności pomiędzy potrzebami klienta a możliwościami przedsiębiorstwa.  Zasadnicze zasady (komponenty) koncepcji lean management obejmują:  • pracę grupową – zespoły są często tworzone wokół celów produkcyjnych i przepływów procesów. Każdy zespół jest odpowiedzialny za wykonanie zadań będących częścią procesu, w którym uczestniczą; efektem pracy zespołowej jest wzrost wydajności grupy oraz ograniczenie kontroli na rzecz autonomii grupy,  • decentralizację – jej efektem jest wzrost samokontroli oraz eliminacja średnich szczebli decyzyjnych,  • spłaszczenie hierarchii – odpowiedzialność i władza są konsekwentnie przekazywane na niższe szczeble organizacji; liczba hierarchicznych poziomów jest zredukowana do minimum, efektem czego jest usprawnienie procesu podejmowania decyzji oraz komunikacji,  • unikanie marnotrawstwa – dotyczy to wszystkich czynności, które nie mają wpływu na wartość dodaną; efektem unikania marnotrawstwa jest ciągłe racjonalizowanie oraz oszczędności,  • orientację na klienta – oznaczającą „uwrażliwienie” na życzenia klienta,  • zarządzanie jakością – oznaczające stałe podnoszenie jakości produktu z punktu widzenia klienta, produkcję bezbrakową zgodną zasadą „zero defektów”,  • przepływ materiałów – jego efektem jest optymalizacja procesu produkcyjnego, eliminacja zapasów;  • planowanie ssące – punktem wyjścia dla produkcji jest zamówienie klienta, uruchomienie procesu wytwórczego następuje więc od końca łańcucha wartości,  • wertykalny system informacyjny – system informacyjny wymagający (opierający się) bezpośredniego przepływu informacji do najistotniejszych „ogniw” odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji oraz uwzględniający (zapewniający) szybką reakcję w wyniku sprzężenia zwrotnego,  • ciągłe ulepszanie – podporządkowanie potrzebie osiągnięcia perfekcji.  Szeroki wachlarz zasad, na których oparty jest lean management powoduje, iż jest to koncepcja pojemna, obejmująca podnoszenie jakości, ograniczenie rozrzutności, lepsze wykorzystywanie pracowników oraz budowanie związków z klientami. Jej niezbędnym elementem są dywestycje, rozumiane jako dobrowolne (planowane) lub wymuszone warunkami zewnętrznymi ograniczenie dotychczasowego zakresu (profilu) działania poprzez pozbycie się lub zaprzestanie aktywności (wycofanie się, likwidację). Proces eliminowania dotyczy głównie działalności produkcyjnej, usługowej, marketingowej, badawczej oraz zatrudnienia.

Partnerzy strategiczni

laptop-466018__340Żadna firma nie żyje w próżni. Każde przedsiębiorstwo ma partnerów strategicznych, kontrahentów i klientów. W dużej mierze to od klientów zależy los firmy – to, ile kupują i jak często, przesądza o obrotach, a co za tym idzie, także o zyskach firmy.  Dlatego klienci muszą czuć się doceniani i przywiązani do określonej marki czy usługi.  Czynnikiem, który ma decydujące znaczenie, jest dobry towar lub dobrze wykonana usługa. Zadowolony klient wróci. Nie warto wciskać bubli lub odwalać roboty byle jak, bo to w przyszłości zemści się na firmie i jej reputacji. Zadowolony klient prawdopodobnie opowie swoim znajomym lub rodzinie o dobrym produkcie lub usłudze. Niezadowolony klient na pewno poinformuje osoby ze swojego otoczenia o tym, że na przykład fryzjer zepsuł fryzurę lub o tym, że buty rozleciały się po tygodniu noszenia. Wyniki badań marketingowych pokazują, że nieusatysfakcjonowany klient przekazuje negatywną informację o firmie średnio dziewięciu osobom.  Drugą ważną kwestią są pozytywne relacje między klientem a sprzedawcą. Klient obsłużony w przyjemnej atmosferze zachowuje pozytywne skojarzenia i to zaprocentuje przy kolejnym wyborze, jakiego będzie musiał dokonać. Przy tak dużej konkurencji na rynku sam produkt i jego cena nie są wystarczającymi wabikami.

Zakładanie działalności gospodarczej

money-1020820__340Samo zakładanie działalności gospodarczej nie wiąże się może ze zbyt dużymi kosztami, jednak wszystko, co następuje potem kosztuje już o wiele więcej. Nie zawsze jest możliwość otrzymania dotacji, nie zawsze dostępne są też większe oszczędności na rozkręcenie biznesu. Jak oszczędzić, aby rozkręcić?  Okazuje się, że można i to całkiem sporo – nie zawsze potrzebne jest do tego śledzenie na bieżąco nowych trendów związanych z tematem „moja mała wielka firma”. Czasem naprawdę wystarczy ruszyć głową i rozejrzeć się wokół – rzeczywistość podsuwa nam różne pomysły.  Jeśli nasza praca może być wykonywana w domu, a tam są na tyle dobre warunki, że znajdzie się wolne pomieszczenie, w którym spędzimy czas pracując, możemy odpuścić wynajem biura. Gdy jednak istnieje potrzeba spotkań z klientami co jakiś czas, warto zastanowić się nad tym, czy wirtualne biuro nie będzie dobrym rozwiązaniem – jego koszt zaczyna się od 100 złotych, w zamian za to mamy możliwość spotkań z klientami w biurze w centrum miasta oraz wynajem sali konferencyjnej.  Świetnym sposobem na oszczędne rozkręcenie firmy jest też korzystanie z darmowego oprogramowania, przynajmniej tego, który nie stanowi głównego narzędzia zarobku. Jeśli np. zajmujemy się pośrednictwem ubezpieczeniowym, to nie potrzebujemy rozbudowanego programu graficznego, typu Photoshop, w zupełności wystarczy nam na przykład darmowy GIMP. Podobnie jest w przypadku pakietów biurowych – pakiet Open Office wystarczy do tworzenia zestawień w arkuszu kalkulacyjnym, tworzenia dokumentacji etc.  Śmiało możemy skorzystać również z jakiegoś darmowego programu do wystawiania faktur – na rynku jest ich obecnie bardzo dużo, więc jest w czym wybierać. A jeśli jesteśmy już przy księgowości, to dokumentowanie przychodów i kosztów w małej, rozwijającej się dopiero firmie, można robić samodzielnie – to też w dużej mierze obliczy za nas komputer.  Ostatnią kwestią, o której warto wspomnieć jest promocja biznesu. Stronę internetową, która jest podstawą, można zrobić używając darmowego skryptu, a jak się dobrze poszuka, to i dobry, w miarę unikalny szablon się znajdzie. Pozostaje jeszcze dodanie firmy na Facebooka i próba promocji swoich usług właśnie w tym serwisie społecznościowym.  Tego typu działania, przynajmniej w pierwszych miesiącach powinny wystarczyć, jednak w miarę rozwoju firmy powinno się przynajmniej z części „zamienników” zrezygnować, na rzecz bardziej profesjonalnych rozwiązań (płatne oprogramowanie, profesjonalna promocja usług).

Stanowisko managera

bill-1167500__340Stanowisko managera to wielu firmach cel, do którego dąży większość pracowników. Jest ono związane z wyższym wynagrodzeniem i ciekawszymi wyzwaniami, a jednocześnie zawyczaj jest jeszcze w zasięgu większości zatrudnionych, inaczej niż stanowiska członków zarządu. Jakie cechy i umiejętności powinien mieć dobry manager?   W wielu ogłoszeniach rekrutacyjnych na stanowisko managera, umiejętność radzenia sobie ze stresem zajmuje pierszą pozycję w kolumnie z wymaganiami. Stres jest czymś, czego trudno uniknąć. Oczywiście można z nim walczyć, jednak jest bardzo trudno go pokonać, tym bardziej jeśli pełnimy dosyć ważną posadę w firmie i nasze ewentualne porażki są widoczne dla wszystkich. Takie sytuacje najczęściej spotykają menadżerów, którzy są odpowiedzialni za duże projekty i za pracę swoich podwładnych. Zarobki menadżera są kilkakrotnie wyższe od zarobków przeciętnego pracownika, jednak czy dla tych pieniędzy warto ryzykować mnóstwo stresu i branie odpowiedzialności za bardzo ważne, powierzone obowiązki? Każdy, kto został managerem, musiał sobieodpowiedzieć na to pytanie twierdząco.   Warto również wspomnieć o asertywności. Asertywność to cecha, która dla managera jest obowiązkowa. Ściśle rzecz ujmując, nie jest to cecha wrodzona, a nabyta umiejętność, dlatego też z pomocą zapału i chęci jesteśmy w stanie się jej wyuczyć. Warto przyjąć do wiadomości, że asertywność jest niezwykle przydatna – ponieważ kierownik powinien potrafić docenić osiągnięcia swoich pracowników, a  także konstruktywnie ich skrytykować, jeśli zajdzie taka potrzeba.  Kolejną ważną cechą jest elastyczność menadżera, czyli umiejętność dostosowania się do zmieniającej się sytuacji i osiągnięcia założonego rezultatu bez względu na to jak bardzo warunki się zmieniły. Musi on być w stanie znajdować niestandardowe rozwiązania i myśleć ‚out of the box’ – poza schamatami. Przez lata praktyki cechę tą można bez problemu wyćwiczyć.  I ostatnia sprawa – menadżerem powinna być osoba, która zna się na ludziach – na co dzień współpracuje w końcu z ludźmi, którzy są pod jego opieką.

Menadżer i zarządzanie

manufacture-768209__340Menadżerowie to osoby, które powinny być bardzo dobrze wykształcone w swoim zawodzie. Sama wiedza to jednak nie wszystko, dlatego też wielu menadżerów musi trenować zdobywanie swoich umiejętności na co dzień.   Zarządzanie czasem jest jedną z najważniejszych umiejętności dobrego menadżera. Zwykli ludzie zdają sobie sprawę z tego, że brak jakiejkolwiek hierarchii w naszym codziennym życiu, doprowadzi do powodowania stresu, jednak często się tym nie przejmują.   Menadżer jednak, to osoba, która przede wszystkim powinna być odporna na wszelakie sytuacje związane ze stresem. Nie może więc on lekceważyć tego zagadnienia. Dlatego według mnie, najważniejszym czynnikiem dobrego menadżera jest zdecydowanie umiejętność zarządzania swoim czasem. Odpowiednie planowanie swoich działań to podstawa właściwego zarządzania czasem i organizowania najważniejszych czynności do wykonania.  Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest stworzenie własnego notatnika, w którym zamieścimy wszelakie informacje na temat tego, co i kiedy mamy robić. Może mieć on formę elektroniczą, obecnie na rynku jest dostępnych wiele form różnych organizerów, zarówno płatnych jak i darmowych. te płatne zazwyczaj mają darmowy ‚trial’ czyli okres 30 dni, w których możemy wypróbować ich działanie i zdecydować, czy nam odpowiadają. Jest to niezbędne narzędzie każdego dobrego menadżera. Dzięki niemu, mamy pewność bardziej efektywnego i skutecznego działania w każdym jego aspekcie.  Również dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu swoich działań mamy możliwość walki ze stresem, który jest nieodłącznym aspektem życia na stanowisku kierowniczym. Dzięki odpowiedniemu zaplanowania swoich działań, możemy w odpowiedni sposób dobrać strategię swoich działań. Poprawia to jasność myślenia, motywację i skuteczność.

Dobre relacje w biznesie

money-621349__340Wiele osób wybiera robienie zakupów w droższych delikatesach, chociaż produkty mają podobną jakość. Dlaczego? Bo towar tam jest ładnie wyeksponowany, a obsługa miła. Dobre relacje tworzą różnego rodzaju programy lojalnościowe, rabaty, karty stałego klienta. Aby sprawdzić, czy na pewno spełniamy oczekiwania, trzeba zbadać tzw. feedback, czyli to, co klient naprawdę myśli o firmie i jej produktach. Można to zrobić poprzez ankietę, ale ta forma jest niemile widziana, bo nikomu nie chce się wypełniać wielu rubryk. Dlatego można pytać klientów bezpośrednio. Na przykład kasjer po sprzedaniu towaru lub osoba pracująca w banku po obsłużeniu może spytać klienta, czy jest zadowolony z produktu i obsługi.  Klient powinien identyfikować się z naszą marką i przede wszystkim rozpoznawać ją spośród innych marek. Aby utrwalić w pamięci logo, trzeba zadbać o identyfikację wizualną firmy. Wszelkie dokumenty, katalogi promocyjne, ulotki i gadżety reklamowe muszą być opatrzone ujednoliconymi znakami graficznymi. Logo firmy musi być tak zaprojektowane, aby od razu kojarzyło się z danym produktem czy usługą.

Firmowe bazy danych

secretary-338561__340Każda z firm comiesięcznie generuje całą masę danych. Są to dane osobowe pracowników, klientów, współpartnerów biznesowych, finansowa dokumentacja oraz wszelkiego rodzaju projekty.  Część z nich, po upływie pewnego czasu staje się zupełnie bezwartościowa i nieistotna, część jednak wymaga skrupulatnej archiwizacji i zabezpieczenia przed dostępem do nich, osób niepowołanych.  Każdy właściciel firmy zdaje sobie z pewnością sprawę, jak istotne jest zapewnienie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia i przechowywania firmowych danych. Nie każdy jednak wie, co tak naprawdę wpływa na zapewnienie możliwie najlepszego zabezpieczenia przed ich utratą.  Po pierwsze, należy zabezpieczyć całą sieć wewnętrzną firmy przed wirusami, spamem oraz dostępem osób niepowołanych, czyli internetowych szpiegów i złodziei danych  Warto wiedzieć, że obecnie najczęściej wykorzystywane przez przestępców internetowych są witryny www, które posiadają niebezpieczne skrypty. To właśnie z nimi bezpośrednio łączą się wirusy i spam. Niestety te praktyki z czasem nabierają coraz większego rozpędu i co jakiś czas zmieniają swój charakter. Bardzo istotne jest więc, aby odpowiednio zabezpieczyć sieć komputerową. W tym celu należy użyć oprogramowania chroniącego nasze dane. Administrator więc, powinien czuwać przede wszystkim nad oprogramowaniem firmowym. Nie powinno tu dojść do sytuacji, w której pracownicy sami ściągają z internetu potrzebne im programy. Korzystanie bowiem z niepewnych źródeł i programów nielegalnych, pociągać za sobą może fakt, że zainstalowany zostanie program wraz z niebezpiecznym wirusem, który zainfekuje całą sieć.