Spotkania firmowe

conference-1330110__340W wielu firmach panuje zwyczaj organizowania co tydzień, lub rzadziej co dwa tygodnie spotkań przedstawicieli handlowych i szefa działu sprzedaży. W teorii spotkania te mają motywować sprzedawców i służyć podwyższaniu ich kompetencji poprzez stałe szkolenia.  W praktyce jednak, te regularne pogadanki zazwyczaj  nie cieszą się wśród handlowców zbyt wielką popularnością. Właściwie to wielu z nich uważa je za zło konieczne i chce po prostu jak najszybciej mieć za sobą. Dlaczego tak jest? Przyjrzyjmy się najczęstszym przyczynom – najczęstszym błędom popełnianym przez managerów sprzedaży.  Po pierwsze spotkania prowadzone są często w nudny i nieprzemyślany sposób. Jeśli sam prowadzący nie poświęcił czasu na przygotowanie takiej pogadanki, to nie ma co oczekiwać od jej uczestników, że dadzą z siebie więcej niż on. Przez to często te spotkania kończą się jako bezproduktywne dyskusje o nieistotnych szczegółach, lub powtarzaniem banalnych, stale tych samych porad.   Druga sprawa, związana nieco z pierwszą, to materiał jaki jest prezentowany podczas szkoleniowej części tych ‘meetingów’. Zbyt często jest tak, że każdy z handlowców może sobie powiedzieć, „ale my to już wiemy, my to już znamy…”.

Plan działania przedsiębiorstwa

office-860922__340Przedsiębiorstwo, aby dobrze funkcjonować, musi ułożyć roczny plan działania, w którym uwzględniony zostanie sposób alokacji zasobów. Ten plan muszą poznać i zaakceptować pracownicy poszczególnych szczebli zarządzania, a następnie wprowadzić go w życie. Dlaczego to takie ważne?  Przede wszystkim budżetowanie pozwala na skuteczniejsze zarządzanie firmą. Jest to szczególnie ważne, kiedy sytuacja na rynku układa się inaczej niż spodziewaliśmy się. Kiedy dochodzi do sytuacji nieprzewidzianych na rynku, np. w okresie spowolnienia gospodarczego, plan alokacji zasobów może okazać się ogromnie pomocny, a wręcz może chronić przedsiębiorstwo przed upadkiem.     Jedak, aby budżetowanie przyniosło rzeczywiste korzyści, należy dobrze je przeprowadzić. Do tego potrzebne jest wyznaczenie celów firmy, a następnie przedstawienie ich pracownikom.  W momencie, gdy cały zespół jest świadomy do czego dąży przedsiębiorstwo, pracownicy mają większą motywację do pracy i bardziej angażują się w pracę. Jeśli wymaga tego sytuacja związana z wprowadzaniem w życie nowego planu finansowego, pracownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni. Ponadto ważną kwestią jest fakt powołania osób odpowiedzialnych za realizację wyznaczonych budżetów dla poszczególnych działów. Muszą też zostać opracowane metody i jasne instrukcje budżetowania, wg których pracownicy będą ustalać plany ogólne i cząstkowe.

Zysk utracony

interiors-860926__340Wśród wielu wskaźników oceniających finanse firm transportowych jest jeden, na który zwraca się zbyt małą uwagę. W świecie ostrej konkurencji i malejących marż, zaczyna on grać zdecydowanie decydującą rolę. Tą kategorią jest zysk utracony.  Nowa kategoria oceny finansów W zalewie ważnych danych ekonomicznych giną informacje o wolnych ładunkach i wolnych pojazdach. I z tego powodu uważam, że wśród wielu wskaźników oceniających finanse firm transportowych jest jeden, na który zwraca się zbyt małą uwagę. Tymczasem w świecie ostrej konkurencji i malejących marż, zaczyna on grać zdecydowanie decydującą rolę. Tą kategorią jest zysk utracony. Czy zastanawiałeś się nad tym że możesz stracić coś czego nie masz? Jeżeli nie, to nadszedł czas by jednak zastanowić się nad tym jak długo przeciętnie stoją twoje pojazdy bez ładunku, jak często czekają na nie ładunki powrotne. Za każdym razem oprócz strat czysto ekonomicznych i policzalnych (koszty!) policz jeszcze ile nie zarobiłeś – policz swój utracony zysk. Dlaczego jest to ważne? Bo uwzględniając tę kategorię ekonomiczną możesz inaczej zaplanować swoja strategię rozwoju. Przecież inaczej ustawisz swoją hierarchię rzeczy ważnych i mniej ważnych gdy Twoje straty wzrosną w dwójnasób. Jak z tym walczyć? Jedyną naprawdę skuteczną metodą minimalizacji zysków utraconych jest zwiększenie kanałów dystrybucji usług. Niestety jest to rozwiązanie kosztowne. W sytuacji gdy klasyczne wskaźniki ekonomiczne wskazują na konieczność cięcia kosztów, propozycja ich zwiększenia nie wydaje się rozsądna. Jednakże rzecz leży w dynamice przyrostu zysku (na początku minimalizacji strat). Uwzględnienie zysku utraconego daje bowiem podwójny efekt wzrostu zysku – spadek zysku utraconego o 2 jednostki powoduje przyrost zysku o cztery jednostki. Jak tą magię zastosować w praktyce? I tu proponuję Ci rozważenie korzystania z internetowych giełd ładunków. Dzięki nim, nieznacznie zwiększając koszty poszerzasz bazę potencjalnych klientów w sposób niedostępny innymi drogami. Zmniejszasz więc swój zysk utracony, gdyż wreszcie to na ciebie czekają wolne ładunki. I weź pod uwagę, że w warunkach gdy Twój tabor stoi, szaleństwem wydaje się zwiększanie kosztów tak długo jak nie uwzględnisz kategorii utraconego zysku. O tym wiele upadających firm transportowych, zapomniało… Zresztą przekonaj się sam, wg naszych analiz rynkowych złotówka zainwestowana w ogłoszenia internetowe przynosi od 30 do (uwaga!) 1000 złotych przyrostu zysków. To chyba mocny argument?

Nowoczesne metody sprzedaży

money-319046__340Zbyt często manager nie zadaje sobie trudu by samemu poznawać nowe metody sprzedaży, nowe trendy w marketingu. Jeśli sam ich nie zna, to nie ma możliwości by podzielił się nimi ze swoimi ludźmi. Musi więc sięgać regularnie po nowe pozycje w literaturze, czy wybierać się na nowe szkolenia, by być na bieżąco, by móc dostarczyć swoim podwładnym najlepsze narzędzia. W przeciwnym wypadku za każdym razem będzie tylko serwował odgrzewanego kotleta i w końcu straci szacunek sprzedawców.  Ostatnim czynnikiem który dobija gwoździa do trumny jest tak zwana ‘papierologia’. Jeśli czas zebrania jest przeznaczany na omawianie spiętrzonych formalności, to nie można oczekiwać że handlowcy będą uważali go za efektywnie spędzony. Każdy dobry sprzedawca będzie w tym czasie myślał o tym, że mógłby właśnie teraz sprzedawać i zarabiać prowizję. Jeśli jeszcze firma narzuca wymóg przygotowania raportu z zebrania to jest to już najgorszy możliwy rodzaj tracenia czasu jaki przedstawiciel handlowy mógłby sobie wyobrazić.  To są główne trudności, które dobry manager sprzedaży musi przezwyciężyć, jeśli chce, by prowadzone przez niego spotkania działu handlowego rzeczywiście dawały pozytywne rezultaty jego ludziom – by wychodzili z nich zmotywowani i podbudowani nowymi umiejętnościami i nową wiedzą.

Budżet przedsiębiorstwa

european-1067053__340Kiedy już budżet zostanie zaakceptowany, następuje etap realizacji. Przedsiębiorstwo będzie czerpać korzyści pod warunkiem, że po etapie realizacji nastąpi etap kontroli i analizy odchyleń.     Budżetowanie nie jest to zadanie jednorazowe, jest to proces. Który wymaga stałej kontroli w trakcie realizacji, a także po jego zakończeniu. Wszystkie elementy składające się na planowanie, realizację, a następnie kontrolę budżetu wymagają systematycznej pracy. Budżet, a konkretnie jego realizacja mobilizuje wszystkich pracowników, a najbardziej głównego decydenta. Specjaliści dostrzegają wiele ważnych funkcji w budżetowaniu. Jedną z nich jest mobilizowanie do okresowego planowania w poszczególnych działach, jak i globalnie w całej firmie. Kolejną zaletą tego procesu jest fakt, że dzięki budżetowaniu łatwiej jest koordynować działania w przedsiębiorstwie i kierować współpracą między poszczególnymi działami. Kierownicy konkretnych działów chętniej się też komunikują z innymi komórkami w firmie, odnośnie swoich zamierzeń, aby wypracować wspólną strategię działania. Dzieje się tak, gdyż  budżetowanie dostarcza podstaw do oceny dokonań, każdego działu z osobna i wszystkich wspólnie. Jest także podstawą do opracowania systemu motywacji, który w jednoznaczny sposób wpływa na efektywność pracy. Stąd, nasuwa się jasny wniosek, iż budżetowanie jest ważne i nie ulega wątpliwości, że osobom zarządzającym pozwala panować nad sytuacja w firmie.

Dobór pracowników i partnerów

iphone-5s-photopack-cafe-part-1114395__340W małych i średnich przedsiębiorstwach, właściciel firmy pełni najczęściej rolę osoby zarządzającej, której decyzje bezpośrednio wpływają na rozwój oraz charakter działalności.  Dobór pracowników, partnerów, strategii marketingowych ukierunkowując na cel, jak najlepszego prosperowania firmy. Wiąże się to oczywiście z ciągłym podejmowaniem ryzyka, narażeniem na straty nie tylko swojego majątku, ale także dobrego imienia.  Właściciel powinien budować swoją firmę, opierając strategie swoich działań na trzech filarach. Jasno określając jej wizję, tworząc misję i ustalając firmową hierarchię wartości. Filary te natomiast buduje poprzez określenie struktur, celów, grupy klientów i działań wewnątrz firmy (podział pracy, system wynagrodzeń, motywacji, a także uprawnień).  Nie ma konieczności, aby wszystkie te działania wprowadzać od razu, w tym samym czasie. Lepsze skutki przyniesie systematyczność oraz świadome planowanie i stopniowa realizacja.  Najskuteczniejszy właściciel firmy, powinien pełnić w niej trzy podstawowe role: fachowca (autorytetu wiedzy), przywódcy (inspiratora) i oficjalnego reprezentanta.  Wraz z rozwojem firmy zmieniają się również obowiązki jej właściciela. Na samym początku zajmuje się on dosłownie wszystkim. Najczęściej jest księgowym, sprzedawcą, a nawet osobą sprzątającą w jednym. Jego najważniejszym obowiązkiem i celem jest stworzenie oferty i odnalezienie pierwszych klientów. Początkowy okres dla firmy zawsze nie jest łatwy, dlatego też właściciel musi wykazać się dużą determinacją i samodyscypliną.  Nabycie właściwych nawyków i przyzwyczajeń z pewnością okaże się o wiele prostsze, niż pozyskanie odpowiedniego poziomu wiedzy. Nawet jeżeli dana osoba jest specem w dziedzinie swoich usług, musi poznać wszystkie zasady, jakimi rządzi się rynek, w tym przede wszystkim rodzaje strategi marketingowych. Poza tym, obecnie w większości działań okaże się absolutną koniecznością posiadanie wiedzy na temat zależności, jakie zachodzą pomiędzy najnowszymi technologiami informatycznymi, a ich wpływem na sytuacje biznesowe. Żyjemy w skomputeryzowanym świecie, „w dobie internetu”. Rzeczywistość ta odkrywa przed nami mnóstwo udogodnień, jednak należy wiedzieć, jak je efektywnie wykorzystać.  Współcześnie równie ważne, jak samo zarejestrowanie firmy, jest jej zaistnienie w sieci. Właściciel firmy powinien więc zaopatrzyć ją w komputery z odpowiednim oprogramowaniem i dostępem do internetu. Ale co dalej? Nie każdy jest przecież specem w dziedzinie informatyki. Wato więc skorzystać z literatury fachowej, albo wiedzy ekspertów. Propozycją firmy Microsoft, z której to oprogramowania korzysta obecnie najwięcej użytkowników zarówno prywatnych, jak i właśnie firm, są darmowe e-szkolenia. Dotyczą one zastosowania i wpływów najnowszych technologii informatycznych na usprawnienie działalności i rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw.  Przykładowo dotyczą one tego, jak w oparciu o wykorzystanie pakietów usług firmy Microsoft, samodzielnie przygotować kampanię marketingową, jak stworzyć historię kontaktu klientów, jakie rozwiązania IT zastosować w firmie, jak uprościć zarządzanie komputerami, jak segregować, archiwizować i zabezpieczyć dane oraz jak na tym wszystkim oszczędzić.  Każdy świadomy właściciel firmy doceni przydatność tego rodzaju fachowych porad i z pewnością z nich skorzysta.

Profesjonalny menadżer

pen-327617__340Jakie cechy, według Ciebie, powinien posiadać dobry i profesjonalny menadżer? Wielu z Was zapewne odpowiedziałoby, że najważniejszą cechą jest oczywiście dobre zarządzanie ludźmi. Czy aby to jest jedyna i najważniejsza cecha?   Oprócz zarządzania ludźmi, menadżer powinien posiadać umiejętności elastycznego działania, a także odpowiednią kreatywność, aby nie tylko wykonywać polecenia swoich przełożonych, ale także potrafić wprowadzać własne twórcze pomysły w życie firmy. Warto również pamiętać o doświadczeniu, które na takim stanowisku jest oczywiście niezbędne. Poza tym, liczą się: asertywność (co jest oczywiste na takim stanowisku), rzetelność i kulturalne zachowanie. Te cechy zazwyczaj są typowane, jako cechy dobrego i profesjonalnego menadżera.  Te właściwości na pewno pozytywnie wpłyną na karierę przyszłego menadżera. Warto jednak zastanowić się nad jedną kwestią – niektórzy ludzie twierdzą, że profesjonalny menadżer powinien również podejmować ryzyko w prowadzonym biznesie. Czy aby na pewno jest to prawda? Czasem ryzyko wiąże się z uzyskaniem dobrego wyniku, jednak aby do niego dotrzeć, trzeba przejść bardzo długą i krętą ścieżkę. Często podjęcie nieprzemyślanego ryzyka prowadzi do strat – a im wyższe stanowisko, tym większe straty manager może wygenerować.  Powiedziałbym więc, że dobry manager potrafi rozważnie zarządzać ryzykiem – świadomie podejmować decyzje o tym, kiedy podejmować ryzyko, a kiedy się wstrzymywać. Przed dokonaniem ryzykownego dla firmy wyboru, warto więc bardzo dokładnie się zastanowić i przemyśleć wszystkie aspekty sytuacji. Takiej umiejętności zazwyczaj uczymy się przez doświadczenie – metodą prób i błędów. Niewielu jest więc początkujących managerów, którzy by ją posiadali.

Koncepcja Lean

notebook-886532__340-1Koncepcja Lean (ang. szczupły, chudy) w skrócie definiowana jest jako eliminacja czynności, które wykonywane są przy tworzeniu produktu lub usługi, a które nie dodają wartości temu produktowi lub usłudze.  Zarządzanie przedsiębiorstwem według tej koncepcji jest powolnym i ciągłym procesem racjonalizacji całej organizacji oraz jej relacji z otoczeniem. Koncepcja lean związana jest z działaniami podejmowanymi wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, umożliwiającymi „wyszczuplenie” organizacji, tj. osiągnięcie stanu możliwie największej zgodności pomiędzy potrzebami klienta a możliwościami przedsiębiorstwa.  Zasadnicze zasady (komponenty) koncepcji lean management obejmują:  • pracę grupową – zespoły są często tworzone wokół celów produkcyjnych i przepływów procesów. Każdy zespół jest odpowiedzialny za wykonanie zadań będących częścią procesu, w którym uczestniczą; efektem pracy zespołowej jest wzrost wydajności grupy oraz ograniczenie kontroli na rzecz autonomii grupy,  • decentralizację – jej efektem jest wzrost samokontroli oraz eliminacja średnich szczebli decyzyjnych,  • spłaszczenie hierarchii – odpowiedzialność i władza są konsekwentnie przekazywane na niższe szczeble organizacji; liczba hierarchicznych poziomów jest zredukowana do minimum, efektem czego jest usprawnienie procesu podejmowania decyzji oraz komunikacji,  • unikanie marnotrawstwa – dotyczy to wszystkich czynności, które nie mają wpływu na wartość dodaną; efektem unikania marnotrawstwa jest ciągłe racjonalizowanie oraz oszczędności,  • orientację na klienta – oznaczającą „uwrażliwienie” na życzenia klienta,  • zarządzanie jakością – oznaczające stałe podnoszenie jakości produktu z punktu widzenia klienta, produkcję bezbrakową zgodną zasadą „zero defektów”,  • przepływ materiałów – jego efektem jest optymalizacja procesu produkcyjnego, eliminacja zapasów;  • planowanie ssące – punktem wyjścia dla produkcji jest zamówienie klienta, uruchomienie procesu wytwórczego następuje więc od końca łańcucha wartości,  • wertykalny system informacyjny – system informacyjny wymagający (opierający się) bezpośredniego przepływu informacji do najistotniejszych „ogniw” odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji oraz uwzględniający (zapewniający) szybką reakcję w wyniku sprzężenia zwrotnego,  • ciągłe ulepszanie – podporządkowanie potrzebie osiągnięcia perfekcji.  Szeroki wachlarz zasad, na których oparty jest lean management powoduje, iż jest to koncepcja pojemna, obejmująca podnoszenie jakości, ograniczenie rozrzutności, lepsze wykorzystywanie pracowników oraz budowanie związków z klientami. Jej niezbędnym elementem są dywestycje, rozumiane jako dobrowolne (planowane) lub wymuszone warunkami zewnętrznymi ograniczenie dotychczasowego zakresu (profilu) działania poprzez pozbycie się lub zaprzestanie aktywności (wycofanie się, likwidację). Proces eliminowania dotyczy głównie działalności produkcyjnej, usługowej, marketingowej, badawczej oraz zatrudnienia.

Partnerzy strategiczni

laptop-466018__340Żadna firma nie żyje w próżni. Każde przedsiębiorstwo ma partnerów strategicznych, kontrahentów i klientów. W dużej mierze to od klientów zależy los firmy – to, ile kupują i jak często, przesądza o obrotach, a co za tym idzie, także o zyskach firmy.  Dlatego klienci muszą czuć się doceniani i przywiązani do określonej marki czy usługi.  Czynnikiem, który ma decydujące znaczenie, jest dobry towar lub dobrze wykonana usługa. Zadowolony klient wróci. Nie warto wciskać bubli lub odwalać roboty byle jak, bo to w przyszłości zemści się na firmie i jej reputacji. Zadowolony klient prawdopodobnie opowie swoim znajomym lub rodzinie o dobrym produkcie lub usłudze. Niezadowolony klient na pewno poinformuje osoby ze swojego otoczenia o tym, że na przykład fryzjer zepsuł fryzurę lub o tym, że buty rozleciały się po tygodniu noszenia. Wyniki badań marketingowych pokazują, że nieusatysfakcjonowany klient przekazuje negatywną informację o firmie średnio dziewięciu osobom.  Drugą ważną kwestią są pozytywne relacje między klientem a sprzedawcą. Klient obsłużony w przyjemnej atmosferze zachowuje pozytywne skojarzenia i to zaprocentuje przy kolejnym wyborze, jakiego będzie musiał dokonać. Przy tak dużej konkurencji na rynku sam produkt i jego cena nie są wystarczającymi wabikami.

Zakładanie działalności gospodarczej

money-1020820__340Samo zakładanie działalności gospodarczej nie wiąże się może ze zbyt dużymi kosztami, jednak wszystko, co następuje potem kosztuje już o wiele więcej. Nie zawsze jest możliwość otrzymania dotacji, nie zawsze dostępne są też większe oszczędności na rozkręcenie biznesu. Jak oszczędzić, aby rozkręcić?  Okazuje się, że można i to całkiem sporo – nie zawsze potrzebne jest do tego śledzenie na bieżąco nowych trendów związanych z tematem „moja mała wielka firma”. Czasem naprawdę wystarczy ruszyć głową i rozejrzeć się wokół – rzeczywistość podsuwa nam różne pomysły.  Jeśli nasza praca może być wykonywana w domu, a tam są na tyle dobre warunki, że znajdzie się wolne pomieszczenie, w którym spędzimy czas pracując, możemy odpuścić wynajem biura. Gdy jednak istnieje potrzeba spotkań z klientami co jakiś czas, warto zastanowić się nad tym, czy wirtualne biuro nie będzie dobrym rozwiązaniem – jego koszt zaczyna się od 100 złotych, w zamian za to mamy możliwość spotkań z klientami w biurze w centrum miasta oraz wynajem sali konferencyjnej.  Świetnym sposobem na oszczędne rozkręcenie firmy jest też korzystanie z darmowego oprogramowania, przynajmniej tego, który nie stanowi głównego narzędzia zarobku. Jeśli np. zajmujemy się pośrednictwem ubezpieczeniowym, to nie potrzebujemy rozbudowanego programu graficznego, typu Photoshop, w zupełności wystarczy nam na przykład darmowy GIMP. Podobnie jest w przypadku pakietów biurowych – pakiet Open Office wystarczy do tworzenia zestawień w arkuszu kalkulacyjnym, tworzenia dokumentacji etc.  Śmiało możemy skorzystać również z jakiegoś darmowego programu do wystawiania faktur – na rynku jest ich obecnie bardzo dużo, więc jest w czym wybierać. A jeśli jesteśmy już przy księgowości, to dokumentowanie przychodów i kosztów w małej, rozwijającej się dopiero firmie, można robić samodzielnie – to też w dużej mierze obliczy za nas komputer.  Ostatnią kwestią, o której warto wspomnieć jest promocja biznesu. Stronę internetową, która jest podstawą, można zrobić używając darmowego skryptu, a jak się dobrze poszuka, to i dobry, w miarę unikalny szablon się znajdzie. Pozostaje jeszcze dodanie firmy na Facebooka i próba promocji swoich usług właśnie w tym serwisie społecznościowym.  Tego typu działania, przynajmniej w pierwszych miesiącach powinny wystarczyć, jednak w miarę rozwoju firmy powinno się przynajmniej z części „zamienników” zrezygnować, na rzecz bardziej profesjonalnych rozwiązań (płatne oprogramowanie, profesjonalna promocja usług).